4.2 文書化に関する要求事項

人とひとが直接向かいあって話しをすることが、情報を交換する方法として最も効果的であることはどこの国でも同じである。しかし、話し合いの結果を文書にして確認したり、記録として残すということに関しては日本人の不得手とするところであることは、多くのひとが納得している。だから、ここでの文書管理を読むととても歯がたたないとISO9000の取得をなかば諦める人がいるやに聞いている。それは早合点である。このガイドラインを良く理解してからでも遅くないと思う。

当然のことながら、ISO9000の要求に関係する全ての文書やデ-タを管理するための手順を作成する必要はある。しかし、改訂や文書管理のために複雑な仕組みを作り上げるとこはできるだけ避けるように示唆している。さらに、できるだけ単純で、しかも実用性の高い文書管理の方法を採用して、お役所仕事になったり、コスト高にならないようにと注意を促している。
ではどうしたらよいのかであるが、まず品質マニュアルや手順書は中小企業では原本の一部のみを作成することである。業務規模の小さい会社では現場と事務所との距離も少なく、社員同士のコミュニケーションも簡単に出来るのだから、一つの文書を共用し、不要な写しを増やす必要はない。たったこれだけで文書の改訂による複雑な管理を単純化できる。手順書の１ページが改訂され、改訂版を各部署に配布し、各部署の担当者がいちいちページを差し替える作業がいかに無駄な作業であるかは、体験すればすぐ分かることである。しかも、差し替えをしていない社員のマニュアルが監査で見つかり、不適合となることもあった。最も単純な文書管理は文書そのものを最小にすることに尽きる。
ガイドラインは、文書管理の仕組みにコンピュータを利用して、最新版が常に使われるようにすることも示唆している。たしかに、コンピュータ利用は文書を書き換えたり保存するには強力な道具である。しかし、これが逆の結果になったりすることがある。たとえば、コンピュータ上で作業指示書が改訂されたことを関係者に伝えることが不十分で、改訂前の作業指示書のハードコピーを使ってそのまま製造が進められしまうという経験もしている。したがって、生産管理を含めたLANによる完全な情報管理をしていない小規模の業務には不必要と考える。

「中小企業へのガイドライン」で指摘していることを簡単に整理しておこう。

まず、「文書」と「記録」の違いを明確しなくてはならないとしている。文書とは、業務をどのように行うかを書き下ろし、それを業務管理に使用するものであり、図面、手順書、指示書などの内部文書や法的規制、規格、仕様書などの外部文書が含まれるとしている。一方、記録は、なんらかの活動の結果として生成されたものであり、その時点で存在した事実を述べたもので、改訂することは出来ないとしている。

文書は、どんなものでも発行される前に内容が使用目的に適しているかどうか、だれか適切な人によって確認され、承認されねばならいとしている。小規模の企業ならば社長でもよいが、その下の、権限が委譲された管理者でも良しとしている。

文書管理には、廃止された文書は破棄することが要求されているが、法律上の理由や参考資料として保存していなくてはならないものは、当然のことだが、ISO9000の管理文書とは別に保存することは出来るとしている。

規格では、データについても言及しているが、ここでのデータとは、常識で理解できる製品名や顧客リスト以外に在庫情報も含まれるので注意したい。これら管理可能なデータは、更新、改訂、再発行できるが、管理不可能なデータ、すなわち記録は改訂出来ない。たとえば、ある日の出荷数量はデータであり、変更できないとしている。ただし、誤って記入した数量は訂正できるのは当然であるが、訂正者の名前と日付を訂正箇所に記入することが求められる。このような訂正方法は、検査結果にも当てはまる。

 

以下に、小規模企業で採用された文書管理規定の事例を示す。ただし、このような規定を別途作成せず品質マニュアルに含めることを推奨する。